11_ Quy chế sử dụng học bạ số

QUYẾT ĐỊNH

Về việc Ban hành Quy chế Quản lý và sử dụng Học bạ số

Từ năm học 2025-2026

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC HOÀNH SƠN

Thực hiện Công văn số 119/BGDĐT-GDTH ngày 10/01/2025 của Bộ Giáo dục và Đào tạo (GDĐT) về việc hướng dẫn thực hiện Học bạ số cấp tiểu học;

Kế hoạch số 35/KH-BGDĐT ngày 15/01/2025 của Bộ GDĐT về việc triển khai thực hiện Học bạ số cấp Tiểu học;

Hướng dẫn số755/SGDĐT-GDTH ngày 12/9/2025 của Sở GDĐT tỉnh Ninh Bình về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ giáo dục Tiểu học năm học 2025-2026;

Xét theo tình hình thực tế nhà trường.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế quản lý và sử dụng Học bạ số đối với trường Tiểu học Hoành Sơn.

Điều 2. Quy chế này gồm 3 chương, 12 điều, quychế có hiệu lực thi hành kể từ năm học 2025-2026. Quychế được bổ sung và sửa đổi khi có vấn đề mới nảy sinh hoặc không còn phù hợp.

Điều 3. Các bộ phận, thành viên liên quan có trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY CHẾ

Quản lý, khai thác và sử dụng Học bạ số từ năm học 2025 -2026

(Kèm theo QĐ số 12/QĐ-THHS,ngày 21/01/2026 của trường Tiểu học Hoành Sơn)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi áp dụng: Văn bản này quy định việc quản lý, khai thác và sử dụng Học bạ số cấp Tiểu học trong trường Tiểu học Hoành Sơn.
2. Đối tượng áp dụng: Cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên và các tổ chuyên môn, bộ phận thuộc nhà trường (CSGD).

Điều2. Giải thích từ ngữ

Học bạsốlà họcbạđược sốhóa, lưutrữ trên môi trườngsố, cókýxácthực điệntửcủacánhânvàtổchứccóthẩm quyền;cógiátrịpháplýđểsửdụng trên môi trường số.

Điều3. Nguyên tắc quản lý Học bạ số

1. Sử dụng Học bạ số nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý của Sở GDĐT và các CSGD; tạo thuận lợi cho cán bộ, giáo viên trong việcsửdụng vàtheodõiquátrình họctập củahọcsinh; bảo mật vàlưutrữ an toàn dữ liệu; thay thế học bạ in giấy.
2. Học bạ số phải đảmbảo yêu cầu an toàn, chínhxác, toàn vẹn, có thểxác thực,truyvếttrên môi trường điệntửvàindướidạnghồsơgiấytheođúng quy định, đáp ứng các yêu cầu về phục vụ công tác kiểm tra, đánh giá.

Điều 4. Nội dung, yêu cầu về Học bạ số; tạo lập, quản lý, sử dụng và chỉnh sửa Học bạ số

1. Yêu cầu về Học bạ số

– Đảm bảo lưu trữ đầy đủ, chính xác thông tin về học sinh và kết quả họctập, rèn luyện của học sinh trong quá trình học tập tại cấp Tiểu học.

– Đảmbảonhấtquán,toànvẹnthôngtinkhihọcbạđãđượcpháthành (không thể thay đổi thông tin).

– Cógiátrịpháp lý khisử dụnghọcbạvàkhithựchiệncác thủ tục hành chính liên quan, sử dụng đến học bạ.

– Tổ chức, cá nhân được cấp quyền có thể truy cập để xem, đọc và sử dụng thông tin trên học bạ trên cổng tra cứu Học bạ số trực tuyến.

– Bảođảmantoànthôngtincánhântheoquyđịnhcủaphápluật.Đượclưutrữantoàntheoquyđịnh.

– Đảm bảo thuận tiện cho việc sử dụng, quản lý, tra cứu, xác thực học bạ trực tuyến.

– Cho phép xuất ra bản mềm của Học bạ số, có thể in được trên giấy theo mẫu học bạ quy định của Bộ GDĐT, để sử dụng trong một số trường hợp cụ thể (nếu cần).

2. Cấu trúc, nội dung của Học bạ số

– NộidungtrênHọcbạsốgồmcácthôngtincánhâncủahọcsinhvàkết quảhọc tập rèn luyện theo quy định tại Thông tư số 27/2020/TT-BGDĐT ngày 04 tháng 9 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ GDĐT và các quy định có liên quan.

– Cấu trúc gói tin của Học bạ số dùng để trao đổi thông tin (giao dịch điệntử) do Bộ GDĐT quy định đảm bảo đáp ứng chuẩn dữ liệu của Bộ GDĐT đãban hành, bảo mật, an toàn thông tin và đáp ứng các yêu cầu cơ bản về Học bạsố như nêu tại khoản 1 của Điều 4 quy chế này.

3. Tạo lập Học bạ số

Học bạ số được tạo lập từ cơ sở dữ liệu (CSDL) của phần mềm quản lý trường học, đảm bảo cấu trúc gói tin theo hướng dẫn của Bộ GDĐT, có ký số củangười đứng đầu CSGDđể xác thực giao dịch điện tử vàsẵnsàng kết nối báo cáo dữ liệu học bạ về CSDL ngành giáo dục của Bộ GDĐT phục vụ quản lý và khai thác sử dụng rộng rãi.

Trước tháng 10 hằng năm (vào đầu năm học), hoàn thành việc lấy dữliệu từ phần mềm quản lý nhà trường sang CSDL về Học bạ số, ký chốt bìa Học bạ số.

Trước ngày30/6 hằng năm, CSGD báo cáo Họcbạ số (chốt dữliệuhọcbạ) củatấtcảhọcsinhđãđượcxácnhậnhoànthànhchươngtrìnhlớphọcvề CSDL học bạ do Sở GDĐT quản lý.

Đối với những học sinh lớp 1 đến lớp 5 chưa được xác nhận hoàn thành chương trình lớp học tại thời điểm 30/6 và cần được đánh giá bổ sung để xét hoàn thành chương trình lớp học, sẽ được báo cáo Học bạ số (chốt dữ liệu học bạ) về CSDL học bạ của Sở GDĐT trước ngày 15/8 hàng năm.

Trước ngày30 tháng6 hàng năm,CSGDcó tráchnhiệmkhởi tạo họcbạ số và nộp dữ liệu về CSDL học bạ địa phương. Sau ngày 30/6, các Học bạ số phát hiện có sai sót, cần thu hồi sẽ áp dụng theo luồng thu hồi Học bạ số từ CSGDlên Phòng VHXH.

CácHọcbạsốcóhiệulựcsửdụng(khiđókhôngthểsửa,thayđổiđược nội dung của Học bạ số) kể từ thời điểm chốt dữ liệu học bạ.

CSDL học bạ do Sở GDĐT quản lý là CSDL gốc về quản lý học bạ. CSDL về học bạ cho phép tiếp nhận học bạ từ các CSGD, cho phép CSGD thu hồi hoặc báo cáo thay thế Học bạ số trong thời hạn (chưa chốt dữ liệu học bạ).

Trước ngày 10/7 hằng năm (đối với học sinh đã được xác nhận hoànthành chương trình lớp học) và trước ngày 25/8 (đối với học sinh chưa được xác nhận hoàn thành chương trình lớp học), CSGD hoàn tất việc điều chỉnh (nếu có) và báo cáo về Sở GDĐT. (Sở GDĐT báo cáo toàn bộ dữ liệu về học bạ thuộc phạmvi quản lý về Bộ GDĐT (qua CSDL ngành giáo dục) để sử dụng cho công tác quản lý nhà nước của Bộ GDĐT và phục vụ tra cứu trên Cổng tra cứu học bạ).

4. Quản lý Học bạ số

– Việctạolập,hoànthànhdữliệuhọcbạsố:dogiáoviênchủnhiệmchịu trách nhiệm thực hiện theo quy định của Bộ GDĐT.

– CSGD chịu tráchnhiệmthực hiện tạolập, phát hành và quản lý Học bạ số đối với từng học sinh học tập tại CSGD. Khi học sinh chuyển trường, thực hiện chuyển giao quyền quản lý Học bạ số đảm bảo thủ tục chuyển trường theo quy định.

5. Sử dụng Học bạ số

a, Sử dụng bản giấy của Học bạ số

Họcbạsốcóthểđượcchuyểnđổisangbảngiấy,cónộidungvàthểthức in như mẫu học bạ do Bộ GDĐT quy định.

Khi cần, nơi sử dụng học bạ có thể tra cứu (theo mã tra cứu được cung cấp) trên Cổng tra cứu học bạ để xác thực nội dung thông tin của học bạ trên giấy.

b, SửdụngHọcbạsốtrênmôitrườngsố

Trên môi trường số, khi có yêu cầu về học bạ, người dùng có thể dùng bản mềm học bạ (xuất ra khi tra cứu trên Cổng tra cứu học bạ) để sử dụng.

Khicần,nơisửdụngcóthểtracứu(theomãtracứuđượccungcấp)trên Cổngtra cứuhọc bạ (hoặc ứng dụng VneIDkhiđượctíchhợp)để xác thực nội dung thông tin của học bạ.

Các thủtục hành chính vàdịchvụtrongnội bộ ngànhgiáodục thực hiện kếtnốivàchiasẻnộidunghọcbạtrênmôitrườngsố(khôngkhaibáohay nhập lại thông tin học bạ).

c, TracứuHọcbạsố

Tổ chức, cá nhân có quyền được tra cứu thông tin học bạ trên Cổng tra cứu học bạ của Bộ GDĐT theo quy định của pháp luật. Việc tra cứu phải đảm bảo biện pháp bảo mật, an toàn thông tin cá nhân.

d, Thựchiệncácthủtụchành chính

Các phần mềm, ứng dụng, cácdịchvụ côngtrực tuyến trongngành Giáo dục phải bảo đảm các chức năng thực hiện các thủ tục hành chính sử dụng hoặc liên quan đến thông tin Học bạ số trong các CSGD.

6. ChỉnhsửathôngtinHọcbạsố

– Học bạ số chỉ được sửa chữa nếu có sai sót trước ngày chốt thông tin học bạ (quy định tại khoản 3, Điều 4 của quy chế này).

– Thẩmquyền sửa chữa và chịu trách nhiệmvề thông tin học bạthuộcvề CSGD nơi phát hành học bạ (Do Hiệu trưởng chỉ đạo thực hiện).

ChươngII

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC TỔC HỨC,CÁ NHÂN

Điều 5. Trách nhiệm chung của các thành viên tham gia khai thác,sử dụng Học bạ số

1. Bảo mật tài khoản truycập hệ thống phần mềm, không nhờ hoặc cung cấp tài khoản cá nhân để người khác làm thay công việc của mình.
2. Chỉthựchiệncácthaotác,quytrìnhnghiệpvụđượcchophéptrên phần mềm.
3. Chịutráchnhiệmtoàndiệnvềthôngtincánhâncậpnhậtlênhệthống.
4. Báocáokịpthờivềcácvấnđềbấtthườngxảyrakhitruycậpvào phần mềm.

Điều6.TráchnhiệmcủaHiệu trưởng

1.Tổ chức triển khai Học bạ số trong phạm vi CSGD (tạo lập, quản lý, sử dụng) theo quy định. Chịu trách nhiệm về quản lý, sử dụng Học bạ số tại CSGD. Nâng cấp phần mềm quản lý trường học đáp ứng các yêu cầu về triển khai Học bạ số. Ban hành Quyết định thành lập Ban Quản trị phần mềm Học bạ số, phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên.

2. Cung cấp cho giáo viên chủ nhiệm, các cá nhân có liên quan theo quy định và quản lý tất cả các tài khoản sử dụng Học bạ số của CSGD. Gửi đăng ký chứng thư số của đơn vị lên CSDL quản lý Học bạ số của Phòng VHXH. Khi có thay đổi về con người trong quá trình thực hiện Học bạ số, phải kịp thời khai báo, đăng ký chứng thư số theo quy định.
3. Xây dựng và ban hành quy chế quản lý Học bạ số trong thẩm quyền và phạm vi của CSGD, trong đó lưu ý đến các vấn đề sau:

a, Quy định trách nhiệm cá nhân của mỗi cán bộ, giáo viên, nhân viên khi tham gia tạo lập, vận hành, khai thác, sử dụng.

b, Quy định về bảo mật, an toàn thông tin và tài khoản người dùng theo quy định hiện hành của pháp luật.

c, Quyết định thời gian khóa, mở Học bạ số và quyđịnh các thủ tục cập nhật, sửa chữa Học bạ số đúng quy định.

d, Quyđịnh vềtráchnhiệmký số của cánhân giáoviên,nhânviên,Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng đối với Học bạ số.

4. Tổ chứctập huấn,tạo điều kiện thuận lợi cho giáo viên,nhânviên của CSGD tham gia sử dụng, khai thác phần mềm Học bạ số một cách hiệu quả, đúng chức năng, nhiệm vụ được phân công.
5. Kiểm tra việc thực hiện quy định về cập nhật các thông tin của giáo viên, học sinh vào CSDL Học bạ số.
6. Xét duyệt học Học bạ số sau khi tất cả giáo viên dạy các môn học và giáo viên chủ nhiệm lớp đã nhập đầy đủ nội dung và ký số.
7. Báo cáo Học bạ số về cổng tiếp nhận Học bạ số; thực hiện thu hồi, chỉnh sửa, chốt học bạ theo quy định.
8. Quyết định xử lý theo thẩm quyền, đề nghị các cấp có thẩm quyền quyết định xử lý đối với cá nhân vi phạm; quyết định khen thưởng theo thẩm quyền, đề nghị cấp có thẩm quyền khen thưởng đối với tổ chức, cá nhân cóthành tích trong việc thực hiện tốt quy định này.

Điều7.TráchnhiệmcủaPhóHiệutrưởng

Tham mưu, giúp Hiệu trưởng điều hành các hoạt động như đã nêu tạiĐiều 6.

Điều8.Tráchnhiệmcủagiáoviên chủnhiệm

1. Cậpnhậtdanhsáchvàsơyếulýlịchhọcsinh,chịutráchnhiệmvềthông tin cập nhật vào đầu năm học hoặc ngay khi có sự thay đổi thông tin học sinh. Chịu trách nhiệm đánh giá, tổng hợp kết quả giáo dục học sinh trong lớp; hoàn thành hồ sơ đánh giá học sinh theo quy định.
2. Ghinhậnxét,kếtquảtổnghợpđánhgiágiáodụcvàcácthànhtích của học sinh được khen thưởng trong năm học vào Học bạ số theo quy định.
3. Phối hợp chặt chẽ với giáo viên dạy môn học để cập nhật đầy đủ các thông tin trong Học bạ số theo tiến độ; chịu trách nhiệmvà ký số theo quy định.
4. ThựchiệncácnộidungkháctheoquychếvàphâncôngcủaHiệutrưởng.

Điều9.Tráchnhiệmcủagiáoviêndạymônhọc

1. Phốihợpchặtchẽvớigiáoviênchủnhiệm,chịutráchnhiệmvềnộidungvàviệcnhậpkếtquảđánhgiáquátrìnhhọctập, rènluyện củahọcsinhđốivới môn học, hoạt động giáo dục được giao nhiệmvụ đảmbảo đúng thời gian và theo quy định.
2. BáocáođềxuấtvớiBanQuảntrịvềvấnđềsựcốlỗicậpnhậthệ thống phần mềm hoặc các vấn đề khó khăn, vướng mắc khác liên quan.
3. ThựchiệncácnộidungkháctheoquychếvàphâncôngcủaHiệutrưởng.

Điều 10. Trách nhiệm của cán bộ quản trị Hệ thống phần mềm Họcbạ số

1.Thammưu cho Hiệu trưởngCSGDđểđảmbảocác điều kiện vật chất, trangthiếtbịphụcvụchohoạtđộngcủaphầnmềmquảnlýtrườnghọc.

2. Quản lý và bảo mật dữ liệu, thực hiện khóa/mở phần mềm Học bạ số theoyêucầucủaHiệutrưởngCSGD. Thựchiệnkhóa,mởhệthốngtheoyêucầu của hiệu trưởng và theo quy chế quản lý Học bạ số của đơn vị.
3. Đề nghị nhà cung cấp phần mềm hoặc tham mưu cho hiệu trưởng báo cáo cấp có thẩm quyền cập nhật kịp thời các nội dung thay đổi theo quy định.
4. Hướngdẫn,hỗtrợcácthànhviênsửdụngphầnmềmquảnlýtrườnghọc.
5. Phânquyềnchocáccánhân,nhóm,tổ,bộphậnsửdụngHọcbạsố; Cập nhật dữ liệu ban đầu vào đầu mỗi năm học hoặc khi có sự thay đổi theo sự phân công của Hiệu trưởng.
6. Khai báo thông tinchứng thư sốcủa đơn vị trên phần mềm quảnlýHọc bạ số.
7. ThựchiệncácnộidungkháctheoquychếvàphâncôngcủaHiệutrưởng.

ChươngIII.

TỔCHỨCTHỰCHIỆN

Điều11.Kiểmtravàgiám sát

1. CáckhâutrongquátrìnhthựchiệnquảnlývàsửdụngHọcbạsốđềuchịu sự thanh tra, kiểm tra, giám sát của BộGDĐT, Sở GDĐT và các cơ quancó thẩm quyền khác.
2. Lãnh đạo CSGDthường xuyên tổ chức kiểmtra dữliệu cũng nhưviệc cập nhật các nội dung của cán bộ, giáo viên trên phần mềm.
3. Thanh tra, kiểm tra trực tiếp trên phần mềm Học bạ số khi có yêu cầu của đoàn thanh tra, kiểm tra cấp trên.

Điều12.Khenthưởng,kỷluật

Hiệu trưởng CSGD quyết định xử lý theo thẩm quyền, đề nghị các cấpcó thẩm quyền quyết định xử lý đối với tổ chức, cá nhân vi phạm; quyết định khen thưởng theo thẩm quyền, đề nghị các cấp có thẩm quyền khen thưởng đối với tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện tốt quy định này.

Điều13.Điềukhoảnthihành

1. Quy chế này áp dụng cho việc quản lý, khai thác, sử dụng Học bạ số tại trường Tiểu học Hoành Sơnkể từ năm học 2025-2026.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu các văn bản căn cứ được dẫn chiếu để áp dụng cho Quychế nàyđược sửa đổi, bổsung hoặc thaythế bằng văn bản mới thì sẽ áp dụng theo các văn bản mới đó. Quy chế này sẽ được điều chỉnh bổsung.